Page 45 - DCG - Les processus - 2025

Prenons l’exemple d’une demande de formation interne. Le collaborateur soumet une demande, le manager
l’approuve, le service RH vérifie la conformité avec le plan de formation, puis confirme l’inscription. Si l’un
des maillons bloque ou tarde, l’information est visible, et le workflow peut générer des alertes ou des
relances.
Un bon workflow est :
• fiable (chaque étape est documentée et contrôlée),
• traçable (toutes les actions sont enregistrées),
• souple (possibilité de personnaliser selon les cas),
• connecté au système d’information (interaction directe avec les données).
Les workflows permettent aussi d’améliorer la qualité des processus en intégrant des points de contrôle,
en évitant les redondances, et en rendant les circuits plus fluides. Ils constituent ainsi un véritable outil de
gouvernance opérationnelle.

⚙️ Comment fonctionne un workflow ?
Chaque étape du processus devient une étape du workflow, avec :
• un acteur (ou groupe d’acteurs) responsable,
• un ou plusieurs documents ou données à traiter,
• une condition d’entrée (ex : formulaire rempli, document validé),
• une condition de sortie (ex : approbation, refus, archivage).
Le système (un progiciel, un outil métier, un ERP) suit automatiquement l’avancement, notifie les personnes
concernées, bloque ou débloque certaines actions selon les règles définies.

Avantages d’un workflow

Réduction des délais
• Les tâches sont automatiquement transmises à la personne concernée, dès que l’étape
précédente est terminée.
• On évite les allers-retours par mails, les oublis de relance ou les dossiers en attente sur un bureau.
• Résultat : les délais de traitement sont plus courts et mieux maîtrisés.
Sécurisation des actions
• Chaque tâche n’est accessible qu’aux acteurs prévus, selon leurs droits et rôles dans le processus.
• Cela limite les erreurs, les interventions non autorisées, ou les modifications non validées.
• Le workflow assure donc une séparation claire des responsabilités.
Structuration du processus
• Le workflow suit un chemin logique et visible : chaque étape est définie, assignée et suivie.
• Il devient impossible de sauter une étape ou d’inverser l’ordre des validations.
• C’est un outil de rigueur organisationnelle, qui rend les processus plus fiables.
Traçabilité des opérations
• Chaque action (qui a fait quoi, quand, sur quel document) est enregistrée automatiquement.
• Cela permet d’identifier l’origine d’une erreur ou d’un retard.
• En cas d’audit, le workflow fournit une preuve documentée de chaque étape.
Interopérabilité avec les autres systèmes
• Un workflow peut être connecté à une base de données, un ERP, un outil RH ou un logiciel
comptable.
• Cela permet d’automatiser des tâches comme l’enregistrement d’un paiement, l’édition d’un

contrat, ou la mise à jour d’un dossier.
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