Page 18 - Communication Professionnelle

 L’acquisition des documents

L'acquisition peut s'effectuer par :
- Intégration de documents papiers existants : numérisation grâce à des scanners pour les
documents papiers. Les documents papiers peuvent ensuite être archivés ou détruits (parce
qu'ils n'ont pas d'intérêt ou que la valeur probante des copies électroniques est certaine.
- Intégration de documents électroniques existants : les fichiers bureautiques, les fichiers PDF,
etc.
- Production de documents électroniques : elle peut être le résultat d'une ou de plusieurs
procédures managées par différents agents de l'entreprise grâce à un logiciel d'informatique
de groupe (groupeware ou collecticiel).
- Echange de documents électroniques : il s'effectue lorsque deux organismes partenaires
souhaitent partager des documents électroniques. Ils peuvent alors procéder à une
interconnexion de leurs systèmes d'information par un dispositif d’EDI (Échange de Données
Informatisé) moyennant le respect d'un format normalisé des données.

Quel que soit le moyen par lequel le document intègre le système de gestion, il passe souvent par
une chaîne de validation (ou workflow) afin d'aboutir à une version finale approuvée par les
utilisateurs concernés. Le workflow lié à la validation d'un document est paramétrable et prend en
compte les droits d'accès et les profils des utilisateurs du système ; il agit le plus souvent sur le statut,
la version et la visibilité du document.

 L’indexation des documents

L'indexation constitue la description du document et de son contenu en vue de faciliter son
exploitation. On distingue à ce titre :
- L'indexation par type : elle offre une description formelle du document en utilisant ses
métadonnées (type, auteur, titre, source, date, etc.) dont le vocabulaire est standardisé afin
de permettre l'utilisation d'outils de recherche par le plus grand nombre.
- L’indexation par concepts ou mots-clés : elle vise plutôt le contenu du document pour faciliter
les opérations de recherche. Elle se fait en recensant les termes qui apparaissent le plus
souvent ou en construisant un thésaurus (liste de mots liés par des relations de hiérarchie ou
d'équivalence).
 Le stockage des documents
La problématique du stockage est incontournable. La non prise en compte de cet aspect peut
entraîner des situations critiques. Les problématiques sont les suivantes:
- Le support de stockage doit être adapté au volume des documents et doit, en fonction de la
fréquence de consultation et de l'importance des données, offrir un temps d'accès fiable ;
- L'organisation du stockage peut être hiérarchisée en fonction du contenu des documents
(texte, vidéo, image, etc.) de leurs provenances, états, types, etc. ;
- La durée de conservation doit aussi être considérée afin de permettre une épuration
périodique du système, en vue de faciliter le stockage et aussi d'alimenter les archives.

 La diffusion et la consultation des documents

La diffusion des documents peut se faire via Internet ou l'intranet. Certains éditeurs de logiciels GED
proposent une consultation client léger qui fournit tout ou partie des fonctionnalités de consultation
et d'indexation des documents dans un navigateur web.

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