Page 15 - Communication Professionnelle

Son contenu :
 Intitulé précis, lieu, date et heure de l’évènement
 Liste des participants et des absents (excusés et non excusés) ;
 Ordre du jour (s’il y en a un) ;
 Éléments traités (sujets abordés, ce qui a été dit, négocié et décidé avec les échéances
précises des missions et les noms de ceux qui en sont chargés…) ;
 Date et lieu du prochain contact ou de la prochaine réunion.

 Le procès-verbal relate un fait (délit, accident), une situation (absence, carence…) ou une réunion
réglementaire. Ainsi, son contenu et son style peuvent être très normalisés et il doit généralement
être soumis à l’approbation d’une assemblée avant d’être diffusé. Certains procès-verbaux sont
obligatoires et doivent comporter des éléments obligatoires.

 Le rapport professionnel
Ses raisons d’exister peuvent être d’apporter des informations ou des connaissances nouvelles à
l’organisation et/ou d’aider à la prise de décision. Il doit être :
- Contingent par rapport au contexte et aux objectifs recherchés quant à son élaboration,
- Adapté aux besoins et attentes du ou des destinataires,
- Synthétique et clair, sinon il risque ne pas être lu.
- Il peut donner son avis sans trop s’engager car c’est le décideur qui doit prendre la décision.

Il comporte, en principe :
- Une introduction,
- Un rappel de la situation initiale assorti d’une analyse critique,
- Des éclairages nouveaux et des perspectives possibles débouchant sur des propositions
concrètes, précises, justifiées et commentées objectivement,
- Une conclusion reprenant de façon synthétique les propositions faites en exprimant
éventuellement sa préférence.

 La note de synthèse professionnelle

- Ce qu’elle n’est pas : un assemblage, une addition d’idées prises dans chacun des textes, le
résultat d’un repérage des idées essentielles présentées successivement sans articulations ;
ce n’est ni un compte-rendu de lecture, ni le résumé successif des différents textes ; ce n’est
pas une suite d’explications de textes, l’expression d’un jugement personnel à propos des
textes, des idées défendues par ces textes, ou à une prise de position par rapport au débat
posé sur le thème.

- Ce qu’elle est :
 Un ensemble organisé d’éléments jusque là séparés ou associés différemment
 Une composition cohérente et ordonnée dans laquelle l’auteur confronte les
documents sur les points essentiels qu’il aura dégagés
 Un enchaînement d’idées selon les étapes d’un raisonnement conçu comme le
développement d’une problématique distinguant l’essentiel du superflu
 Une réalisation neutre et objective, réalisée sans partialité ni jugement personnel sur
les idées et restant fidèle aux idées des auteurs sans déviation, ni extrapolation
 Un écrit destiné à une personne ou un groupe de personnes ayant des attentes
précises
 Un outil destiné à éclairer la décision et l’action dans l’organisation.

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