Page 14 - Communication Professionnelle

 Lieux, dates et délais divers, quantités, prix,
 Références de documents, textes de lois, décrets, arrêtés etc.

- Le style :
 Simple : une seule idée par phrase, un seul sujet par paragraphe ; des phrases courtes ;
 Forme active plutôt que passive : « nos collaborateurs ont étudié le problème fiscal
vous concernant », plutôt que « le problème fiscal vous concernant a été… » ;
 Nuancement de l’expression selon le contexte : style différent selon que l’on écrit à
un client privilégié, douteux ou très mauvais payeur ;
 Évitement de l’utilisation du « je » ou « nous » en début de paragraphes.

- Conclusion et formule de politesse :
 Conclusion rappelant ce que l’on attend du destinataire, renouvelant des excuses ou
fixant clairement une échéance ou un délai ;
 Formule de politesse finale : contextuelle, adaptée au destinataire et variable selon le
type et le niveau de la relation entretenue avec le destinataire.

 Le courriel

- Contraintes :
Hormis les messages brefs entre employés d’une même organisation, tout ce qui a été dit
pour la lettre commerciale vaut aussi pour le courriel, à la différence près de la présentation.
Le style SMS est donc à proscrire. L’objet doit être très explicite car les destinataires sont
parfois méfiants et peuvent avoir le réflexe « corbeille ».

- Avantages techniques :
 3 types de destinataires : À ; Cc (copie à) ; Cci (copie cachée) ;
 Possibilité d’accusé de réception immédiat.

- Inconvénient majeur des fichiers joints : l’expéditeur laisse le destinataire faire le travail à sa
place et le contraint à ouvrir et, éventuellement, imprimer le document… (attention aux
problèmes posés par des versions différentes de progiciels !)

 La lettre circulaire
Du fait de son caractère très impersonnel, il convient de se limiter strictement à l’information à
diffuser et d’adopter un style le plus neutre possible.

 La circulaire administrative, de par son caractère interne et détaillé quant aux modalités à mettre en
œuvre, doit être rédigée sans ambiguïté, sans artifices et être la plus exhaustive possible quant aux
contextes possibles de son application. Les mentions telles que la date, les références du rédacteur
ou du service d’origine et des destinataires, ainsi que l’objet doivent apparaître très clairement.

 La note de service est un document interne concis, centré sur un sujet unique, sans artifices ni
précautions oratoires qui sera distribué sous forme imprimée ou électronique ou qui sera affiché. De
même que pour la circulaire administrative, les mentions telles que la date, les références du
rédacteur ou du service d’origine et des destinataires et l’objet doivent apparaître très clairement.

IV. La réalisation des écrits professionnels occasionnels

 Le compte-rendu
Il doit rendre compte fidèlement (sans parti pris) de la réunion, de la mission, de l’évènement sur
lequel il porte. Il permet aux absents, aux présents de savoir ou de se rappeler ce qui s’est dit, s’est
passé et s’est décidé. Il permet aussi d’en garder durablement la trace.

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