Page 6 - Communication Professionnelle

L’information et ses sources

Nous analyserons successivement les caractéristiques de l’information, les types de documents sur lesquels
celle-ci est consignée et les sources où trouver ces documents et ces informations.

I. L’information

Définition : une information est une donnée qui a été traitée afin d’être utile (en latin, informare signifie
"mettre en forme"). L’information apporte à son destinataire ou utilisateur une connaissance nouvelle ou
améliore sa connaissance et elle réduit son incertitude en se différenciant de ce qui est déjà connu.

Une information a 3 dimensions :
 Technique : le signe, les symboles qui sont émis, transmis et éventuellement stockés. Ils doivent être
correctement écrits, transmis et lus.
 Sémantique : c'est la signification véhiculée par l'information. Les symboles et signes doivent être
compréhensibles et apporter la signification désirée avec la précision désirée.
 Utilitaire : cela correspond à ce qu'apporte l'information en termes de savoir et de connaissances,
de transformation de la représentation d'une connaissance et de réduction de l'incertitude. Aussi
l'information traitée et stockée doit être adaptée aux besoins présents et/ou futurs des utilisateurs.

Pour chaque dimension, des problèmes particuliers peuvent se poser : problèmes techniques (mauvaise
impression d'un document), problèmes sémantiques (message mal rédigé donc incompréhensible),
problèmes d'utilité (le message est lisible, compréhensible mais n'apporte aucune information nouvelle
utile). La dimension utilitaire de l'information est fondamentale et dépend souvent de sa qualité sémantique,
ce qui nécessite souvent une "traduction" à destination des différents utilisateurs.

Les informations peuvent être différenciées par leur :
 Nature : informations commerciales, financières, comptables etc.
 Objet : portant sur un sujet précis ; par exemple : une information portant sur les parités des
monnaies (c'est l'objet de l'information) aura, selon la forme donnée, une nature commerciale
(impact sur le chiffre d'affaires), une nature financière (nécessité d'une couverture financière), une
nature comptable (écart de conversion, provision).
 Forme : écrite, orale, chiffrée, graphique, photographique etc.
 Support : papier, CD-Rom, affiche etc.

Une information doit satisfaire le besoin de l'utilisateur et conditionne largement la qualité de la décision.
Ainsi, les qualités de l'information sont :
 L'objectivité : elle décrit la situation observée et non le sentiment de l'observateur.
 La précision : le degré de précision doit être en rapport avec les besoins de l'utilisateur.
 La fiabilité : la probabilité que l'information ne soit pas erronée.
 La traçabilité : justification de l'information en donnant sa source ou son mode de calcul.
 L'actualité : la qualité de l'information diminue avec son âge.
 La pertinence : adaptée aux besoins de l'utilisateur.
 La disponibilité : l'information doit être d'un accès aisé pour les différents utilisateurs.
 La maîtrise de son coût : dans une optique coût/utilité.

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